Auch im UNIONHILFSWERK arbeitet die IT auf Hochtouren daran, die Voraussetzungen für weitere Homeoffice-Arbeitsplätze all jener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen, für die das in der aktuellen Situation möglich und sinnvoll ist. Damit gewinnt das seit 2018 bestehende Projekt Digitalisierung noch mehr an Bedeutung. Seither beschäftigt sich ein Team aus Kollegen des IT-Bereiches und Mitgliedern der Geschäftsleitung gemeinsam mit der externen IT-Dienstleitungsfirma Pro Lan und dem externen Berater, Dirk Mönig, damit. Was konkret passiert und wohin es gehen soll, das erfahren wir von Dirk Mönig.
Herr Mönig, warum ist es heute auch für Unternehmen in der Sozialbranche wichtig, sich offensiv der Digitalisierung zu stellen und in welchen Bereichen finden wir sie im UNIONHILFSWERK?
In der Sozialwirtschaft ist in den vergangenen Jahren in fast allen Sektoren eine große Vielfalt an digitalen Anwendungs- und Arbeitsfeldern entstanden. Die Unterstützung von Arbeitsprozessen durch digitale Systeme, die im Hintergrund der Dienstleistungserbringung genutzt werden, findet schon seit vielen Jahren statt. Es wurden Prozesse durch entsprechende Softwarelösungen aus der analogen Welt in die digitale Welt übertragen, beispielsweise in der digitalen Datenverarbeitung, Dokumentation und Auswertung oder auch bei Einsatz-, Dienst- und Tourenplänen. Oftmals arbeiten diese Anwendungen aber bisher als „Insellösung“, es gab und gibt also immer noch Medienbrüche zwischen den Systemen und auch die externe Kommunikation birgt noch viel Potential.
Geschäftspartner und Institutionen erwarten den digitalen Austausch von Informationen und interne wie externe Anforderungen an die Bereitstellung und Auswertbarkeit von Daten erfordern eine entsprechend gerüstete Datenverarbeitung.
Auch im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit gegenüber Mitbewerbern am Markt ist das Verfolgen einer Digitalisierungs-Strategie unumgänglich. Dies gilt auch in puncto Personalgewinnung gerade von jüngeren Arbeitskräften, für die ein Unternehmen mit höherem Digitalisierungsgrad ein attraktiverer Arbeitgeber ist. Auch das mobile Arbeiten und das Arbeiten im Homeoffice – wie es derzeit gefordert ist – kann nur dann reibungslos funktionieren, wenn die Prozesse weitestgehend digitalisiert sind.
Wo sehen Sie das UNIONHILFSWERK bezogen auf die Aktivitäten in Sachen Digitalisierung?
Der UNIONHILFSWERK-Unternehmensverbund ist beim Thema Digitalisierung auf einem guten Weg. Für fast alle zentralen und wichtigen Aufgaben gibt es bereits Softwarelösungen zur Unterstützung der Arbeitsprozesse. Die Hauptaufgabe in den nächsten Jahren besteht darin, die noch nicht digitalisierten Systeme und Verfahren umzustellen, die Vernetzung der Systeme untereinander zu verbessern, Synergien besser zu nutzen, externe Systeme anzubinden bzw. zu verbessern. So werden zum Beispiel die Anwendungen für das Gebäudemanagement (PIT-FM) und das Dokumentenmanagement (ELO) über eine Schnittstelle miteinander verbunden, so dass Dokumente wie zum Beispiel Verträge nicht doppelt erfasst und verwaltet werden müssen. Somit gibt es neben der Einführung neuer Systeme auch einen hohen Anteil an Harmonisierungsprozessen sowie Schnittstellenpflege der vorhandenen Systeme.
Welche Vorteile sehen Sie für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
Das große Ziel der Digitalisierung sollte die optimale Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer Arbeit sein, sodass die inhaltliche Arbeit im Vordergrund stehen kann und der Aufwand durch Medienbrüche oder Datenübertragungen von einem in ein anderes System entfällt. Dazu zählt auch die schnelle Auffindbarkeit von Informationen durch die elektronische Ablage sämtlicher bisher in Papierform verarbeiteter Informationen. Erst dadurch wird auch vollumfängliches mobiles Arbeiten und Homeoffice möglich.
Die Digitalisierung ist immer auch mit der Analyse der bisherigen Prozesse verbunden. Darin besteht die Chance, vorhandene Prozesse neu zu strukturieren, zu vereinfachen und transparenter zu machen. Das kann sich positiv auf die Kommunikation auswirken, die dadurch wesentlich effizienter und eindeutiger werden kann.
Eine weitgehende Digitalisierung bietet die Grundlage für mehr Flexibilität in der Wahl des Arbeitsortes und für die Realisierung von Heimarbeitsplätzen in der Verwaltung.
Die Papiermenge lässt sich deutlich reduzieren. Dank elektronischer Signaturen müssen auch unterschriftspflichtige Dokumente künftig nicht mehr ausgedruckt werden, um rechtsverbindlich zu werden.
Was ist bisher geschehen und was ist geplant?
Das vergangene Jahr war geprägt von vorbereitenden Maßnahmen, wie die Erneuerung und Anpassung der IT-Infrastruktur, neue Server-Hardware im Rechenzentrum und durch die Integration logischer Systeme von UNIONHILFSWERK und USE in einer gemeinsamen Domäne. Vorhandene Systeme wurden aktualisiert oder auf neue Produkte umgestellt, um eine solide Grundlage für die weitere Digitalisierungsstrategie zu bilden.
Wichtig war auch die Umstellung der zentralen Guppensoftware Groupware auf Exchange, da diese als Basis für viele andere Komponenten dient, die an die Groupware-Funktionen wie Mail und Kalender andocken bzw. sich mit diesen integrieren. Aktuelle Tipps zum besseren Arbeiten im Outlook Exchange finden Sie hier oder auch am Ende dieses Textes.
Die Einführung des Enterprise Content Managements Systems „ELO-Professional“, mit dem – wie beim alten Ordnersystem – strukturiert Dokumente abgelegt, bearbeitet und recherchiert werden können, wird derzeit für den Teilbereich der Vertragsverwaltung umgesetzt und nach und nach für weitere Verwaltungsbereiche eingeführt. Für den Bereich Gebäudemanagement wurde eine neue Software eingeführt, ebenso für den Bereich der Finanzbuchhaltung und der Dienstplanung in den Unionhilfswerk Sozialeinrichtungen gGmbH.
In diesem Jahr stehen der Ausbau des digitalen Gebäudemanagements in mehreren Projektphasen, die Einführung einer E-Mail- Archivierungslösung und vor allem die Realisierung von Projekten rund um die Dokumentenerstellung, -bearbeitung und -ablage basierend auf dem System ELO-Professional auf dem Plan. In diesem Zusammenhang werden unter anderem auch die bisher analogen Prozesse der Post- und Rechnungseingänge digitalisiert, Projekte, die sich sicherlich noch in die Jahre 2021 und 2022 hineinziehen werden.
Der Erfolg dieser Projekte hängt ganz entscheidend davon ab, wie gut die Nutzerinnen und Nutzer mit den Anwendungen umgehen können. Daher beziehen wir sie bei der Planung und Realisierung der Projekte schon frühzeitig mit ein, indem sie aktiv an der Entwicklung mitarbeiten. Im Zuge der Einführung bieten wir neben den Schulungen eine laufende Betreuung bei Anwendungsfragen an.
Die aktuelle Situation ist dabei Herausforderung und Chance zugleich. Sie treibt die Digitalisierungbestrebungen voran und kann uns zeigen, wo Prozesse bereits digital funktionieren und wo noch Handlungsbedarf besteht. Einige Lösungen entstehen nun aus der Situation heraus und zeigen gegebenenfalls auch neue Lösungsansätze auf.
Wie sieht Ihr Blick in die digitale Zukunft – in das Jahr 2030 – aus?
10 Jahre sind in der IT eine lange Zeit. Momentan gibt es unüberschaubar viele Trends und Entwicklungen, bei denen sich häufig noch zeigen muss, ob sie in die richtige Richtung gehen und auf Dauer Bestand haben werden. Aus meiner Sicht wird die Entwicklung der künstlichen Intelligenz (KI) die IT-Landschaft erheblich beeinflussen, indem sie Software-Produkte „schlauer“ macht und Menschen bei der Entscheidungsfindung durch Datenanalyse unterstützt. Vor allem in der Medizin wird es durch die KI erhebliche Fortschritte in der Diagnose von Krankheiten und Verhaltensmustern geben, die auch in den Tätigkeitsbereichen des UNIONHILFSWERK wichtige Unterstützung leisten kann, zum Beispiel in der Überwachung, Dokumentation und Auswertung von Vitalfunktionen – verbunden mit Vorschlägen zu Maßnahmen oder gegebenenfalls sogar deren standardmäßiger Durchführung. Vielleicht kann dies dazu beitragen, dass sich bis dahin manuell durchzuführende Routinetätigkeiten zugunsten menschlicher Zuwendung reduzieren lassen und mehr Freiraum für das entsteht, was keine Maschine leisten kann, nach meiner Vorstellung zum Beispiel im Bereich der Betreuung und Pflege.
Diese Vorteile bringt die Implementierung des Microsoft Exchange Server im UNIONHILFSWERK:
Das klingt alles sehr schlau. Leider wird überhaupt nicht erwähnt, daß die eigentliche Arbeit im UNIONHILFSWERK weder im Homeoffice noch digital erledigt werden kann. Den vielen Mitarbeitern in der Betreuung vor Ort nutzt der Fokus auf Digitalisierung im Moment noch weniger als sonst. Diese Mitarbeiter müssen sich täglich den derzeitigen schwierigen Bedingungen vor Ort stellen, ohne zusätzlichen Schutz und das mit reduziertem Personaleinsatz, während der Betreuungsbedarf exorbitant gestiegen ist. Wir haben dafür noch nicht mal ein Diensthandy, sondern benutzen für die vielen zusätzlichen Telefonate unsere privaten Geräte.
Das ist die andere Seite der schönen Digitalisierung. Bisher hat übrigens keine Neuerung im digitalen Bereich dazu geführt, daß ich mehr Zeit für die Bewohner gehabt hätte, denn gerade da, wo mehr Zeit gebraucht würde, stehen häufig keine guten Internetverbindungen zur Verfügung und mit jeder neuen Anwendung wird der Zugang zum Server noch langsamer.
Für die Personalgewinnung in der Betreuung spielt meiner Meinung nach der Grad der Digitalisierung eher eine untergeordnete Rolle.
Vielen Dank für Ihre Nachricht! Die Betreuung von Menschen kann in der Tat nicht, wie Sie sagen, „digital erledigt werden“, sondern erfordert Präsenz vor Ort. Diese wertvolle Arbeit kann nicht genug gewürdigt werden. Zudem ist es verständlich, dass dadurch andere Dinge Priorität haben.
Die aktuelle Situation stellt den Unternehmensverbund in vielerlei Hinsicht vor große Herausforderungen. Das wird auch bei der Digitalisierung deutlich. Vieles ist schon jetzt möglich, anderes muss noch möglich gemacht werden. Der Prozess bekommt zurzeit einen Schub. Damit ist die Chance verbunden, dass immer mehr Bereiche nach und nach von digitalen Lösungen profitieren werden.
Großartig, hier auch nochmal eine Einschätzung vom Fach zu lesen, dass Digitalisierung viele Vorteile für interne Arbeitsprozesse bringt. So zum Beispiel das effizientere Arbeiten durch verkürzte Kommunikationswege oder auch die Möglichkeit Papier einzusparen.
In unserem Fachbereich der ambulanten Jugendhilfe stehen digitale Medien natürlich ebenfalls hoch im Kurs. Um als Sozialarbeiter*innen den Kindern, Jugendlichen und deren Eltern Grundlagen und Möglichkeiten der Mediennutzung zu vermitteln, wäre es wünschenswert, wenn hierfür entsprechende Geräte wie bspw. Tabletts zur Verfügung stünden.
In jedem Fall ein wichtiges und interessantes Thema, nicht nur in Zeiten des Coronavirus. 😉
Vielen Dank!
Danke für die positive Rückmeldung! Und teilen Sie Ihre Wünsche gern der IT-Abteilung mit – natürlich geht es bei dem Projekt „Digitalisierung“ immer darum, den Bedarfen der Projekte und Einrichtungen wenn möglich gerecht zu werden und die jeweilige Arbeit zu unterstützen und erleichtern.
Viele Grüße – Ihr Redaktionsteam